NANCY KHAWAM Family Law and Mediation Limited

MEDIACJE I DORADZTWO PRAWNE

POLITYKA PRYWATNOŚCI – grudzień 2019 r.

Bardzo poważnie traktujemy Twoją prywatność.  W przypadku gdy zostaniesz klientem kancelarii, otrzymasz egzemplarze następujących dokumentów: polityki prywatności, zlecenia doradztwa oraz warunków współpracy.

Należy uważnie zapoznać się z niniejszą polityką prywatności, gdyż zawiera istotne informacje o nas oraz wyjaśnienie sposobów oraz zasad na jakich gromadzimy, przechowujemy, korzystamy i ujawniamy dane osobowe. Omawia również Twoje prawa w odniesieniu do danych osobowych oraz podaje dane kontaktowe nasze i organów nadzorczych w przypadku konieczności wniesienia skargi.

Dane osobowe przetwarzamy na zasadach określonych w przepisach ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), obowiązujących na terenie Unii Europejskiej (włącznie z Wielką Brytanią). W celach wynikających z RODO pełnimy rolę „administratora” danych osobowych. Dane osobowe są przetwarzane według Twoich instrukcji, przepisów RODO, innych odnośnych przepisów obowiązujących w Wielkiej Brytanii lub UE oraz naszego zawodowego obowiązku zachowania poufności.

Zbieranie danych osobowych

Tabela poniżej określa dane jakie zbieramy w trakcie świadczenia usług prawnych.

Dane osobowe, które zbieramy

Dane osobowe, które możemy zbierać w zależności od typu zlecenia

Imię i nazwisko, adres i numer telefonu

Informacje umożliwiające zweryfikowanie tożsamości, np. data urodzenia lub dane zawarte w paszporcie

Elektroniczne dane kontaktowe, np. adres e-mail lub numer telefonu komórkowego

Informacje dotyczące sprawy, w ramach której zlecasz nam doradztwo lub reprezentację

Dane finansowe w zakresie dotyczącym zlecenia

Numer ubezpieczenia społecznego i dane podatkowe

Dane konta bankowego

Dane dotyczące kont na mediach społecznościowych, np. profilu na LinkedIn

Dane małżonka/partnera i osób pozostających na Twoim utrzymaniu oraz innych członków rodziny

Dane dotyczące ustaleń kwestii finansowych po rozpadzie związku, np. status zatrudnienia, w tym wysokości wynagrodzenia i dodatków; narodowości i statusu imigracyjnego; szczegółów planów emerytalnych; historii zatrudnienia, jeśli jest istotna w danej sprawie, itp.

Oraz inne istotne informacje konieczne do udzielenia Tobie porady i reprezentacji Twoich interesów.

Wymagane dane umożliwią nam świadczenie naszych usług. Jeżeli odmówisz udostępnienia nam swoich danych,  może dojść do opóźnień lub uniemożliwić nam to wykonanie usługi.

Jak zbieramy dane osobowe

Większość danych zbieramy od Ciebie.  Możemy jednak również gromadzić informacje w następujący sposób:

  • z publicznie dostępnych źródeł informacji, np. rejestru spółek (ang. Companies House) lub urzędu ksiąg wieczystych (ang. HM Land Registry);
  • bezpośrednio od strony trzeciej, np.:
    • usługodawców przeprowadzających weryfikacje pod kątem sankcji
    • biura informacji kredytowej;
    • usługodawców przeprowadzających kompleksową analizę ekonomiczno-finansową klienta;
  • od strony trzeciej za Twoją zgodą, np.:
    • Twojego banku lub innej instytucji finansowej bądź doradcy;
    • konsultantów lub innych specjalistów, których możemy zaangażować w Twojej sprawie;
    • Twojego pracodawcy i/lub związków zawodowych, członkowskiej organizacji zawodowej lub administratora planu emerytalnego;
    • Twojego lekarza rodzinnego i innych specjalistów w zakresie medycyny i zdrowia pracy;
  • przez nasze systemy informatyczne, np.:
    • systemy zarządzania sprawą, dokumentacją i rejestrowaniem czasu.

 

W jaki sposób i do czego wykorzystujemy Twoje dane osobowe

Przepisy ochrony danych osobowych wskazują, że przetwarzanie Twoich danych może odbywać się wyłącznie na określonych podstawach, np.:

  • działań niezbędnych do wypełnienia obowiązków prawnych i regulacyjnych;
  • działań prowadzących realizacji naszej umowy lub w celu podjęcia działań na Twoje życzenie przed zawarciem umowy;
  • działań prowadzonych w ramach prawnie uzasadnionych interesów naszych lub strony trzeciej; lub
  • działań za Twoją zgodą.

Prawnie uzasadniony interes to biznesowa lub komercyjna podstawa do przetwarzania Twoich danych, nie naruszająca Twoich praw i interesów.

Tabela poniżej określa do czego wykorzystujemy (przetwarzamy) Twoje dane i na jakiej podstawie:

Do czego wykorzystujemy Twoje dane osobowe

Cele i podstawy przetwarzania

W celu świadczenia usług na Twoją rzecz

W celu realizacji naszej umowy lub w celu podjęcia działań na Twoje życzenie przed zawarciem umowy;

W celu weryfikacji klientów i potwierdzenia ich tożsamości

W celu weryfikacji pod kątem sankcji lub ograniczeń finansowych

W celu wywiązania się z zawodowych, prawnych i regulacyjnych obowiązków spoczywających na naszej kancelarii, np. przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub norm wydanych przez organ nadzorujący

W celu wypełnienia obowiązków prawnych i regulacyjnych

W celu gromadzenia i udostępniania informacji wymaganych przez lub odnoszących się do audytów, inspekcji lub dochodzeń prowadzonych przez organy regulacyjne

W celu wypełnienia obowiązków prawnych i regulacyjnych

W celu zapewnienia, że przestrzegane są regulaminy firmy, np. polityki w zakresie bezpieczeństwa i zasad korzystania z Internetu

W celu działań prowadzonych w ramach prawnie uzasadnionych interesów naszych lub strony trzeciej; tzn., aby zapewnić, że postępujemy zgodnie z naszymi wewnętrznymi procedurami, umożliwiającymi świadczenie najwyższej jakości usług

W celach operacyjnych, takich jak zwiększenie wydajności, szkolenia i kontrola jakości

W ramach prawnie uzasadnionych interesów naszych lub strony trzeciej; tzn., aby osiągnąć jak najwyższą wydajność umożliwiającą świadczenie najwyższej jakości usług po konkurencyjnych cenach

W celu zapewnienia poufności wrażliwych informacji handlowych

W ramach prawnie uzasadnionych interesów naszych lub strony trzeciej; tzn., aby chronić prawa autorskie i inne wartościowe handlowo informacje

W celu wypełnienia obowiązków prawnych i regulacyjnych

W celu analizy statystycznej przydatnej w kierowaniu naszą praktyką prawną

W ramach prawnie uzasadnionych interesów naszych lub strony trzeciej; tzn., aby osiągnąć jak najwyższą wydajność umożliwiającą świadczenie najwyższej jakości usług po konkurencyjnych cenach

Aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi i modyfikacji systemów

W ramach prawnie uzasadnionych interesów naszych lub strony trzeciej; tzn., aby zapobiec i wykryć działalność przestępczą, która mogłaby zaszkodzić zarówno nam, jak i Tobie

W celu wypełnienia obowiązków prawnych i regulacyjnych

W celu dokonywania aktualizacji i usprawnień w zakresie dokumentacji klienta

W celu realizacji naszej umowy lub w celu podjęcia działań na Twoje życzenie przed zawarciem umowy;

W celu wypełnienia obowiązków prawnych i regulacyjnych

W ramach prawnie uzasadnionych interesów naszych lub strony trzeciej; tzn., aby zapewnić, że możemy skontaktować się z naszymi klientami w sprawie istniejących i nowych usług

Ustawowe sprawozdania

W celu wypełnienia obowiązków prawnych i regulacyjnych

W celu zapewnienia bezpiecznych praktyk pracy, ocen i administracji kadrowej

W celu wypełnienia obowiązków prawnych i regulacyjnych

W ramach prawnie uzasadnionych interesów naszych lub strony trzeciej; tzn., aby zapewnić, że postępujemy zgodnie z naszymi wewnętrznymi procedurami, umożliwiającymi świadczenie najwyższej jakości usług

W celach marketingowych skierowanych do:

— obecnych oraz byłych klientów;

— stron trzecich, które w przeszłości wyraziły zainteresowanie naszymi usługami;

— stron trzecich, z którymi nie mieliśmy dotąd do czynienia.

W ramach prawnie uzasadnionych interesów naszych lub strony trzeciej; tzn., aby promować naszą działalność wśród obecnych i byłych klientów

Na potrzeby zewnętrznych audytów i kontroli jakości, np. normy ISO lub akredytacji „Investors in People” oraz audytów księgowych.

W ramach prawnie uzasadnionych interesów naszych lub strony trzeciej; tzn., aby utrzymać nasze akredytacje poświadczające, że prowadzimy działalność zgodnie z najwyższymi standardami

W celu wypełnienia obowiązków prawnych i regulacyjnych

Tabela powyżej nie dotyczy danych osobowych szczególnej kategorii, które będziemy przetwarzać wyłącznie za Twoją wyraźną zgodą. Dane osobowe zdefiniowano jako dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, opinie polityczne, przekonania religijne, przekonania światopoglądowe lub przynależność związkową; dane genetyczne i biometryczne oraz dane odnoszące się do stanu zdrowia, życia seksualnego lub orientacji seksualnej.

Komunikaty promocyjne

Nie wykorzystamy Twoich danych osobowych w celach promocyjnych.

Komu udostępniamy Twoje dane

Rutynowo udostępniamy dane osobowe:

  • biegłym doradcom, którym zlecamy usługę w Twoim imieniu lub do których Cię kierujemy, np. adwokatom sądowym, biegłym lekarzom, księgowym, doradcom podatkowym i innym ekspertom;
  • innym stronom trzecim, gdy jest to konieczne do wypełnienia Twojego zlecenia, np. kredytodawcom hipotecznym lub urzędowi ksiąg wieczystych w przypadku transakcji dotyczących nieruchomości lub rejestrowi spółek;
  • biurom informacji kredytowej;
  • naszym towarzystwom ubezpieczeń i brokerom;
  • zewnętrznym audytorom, np. w odniesieniu do akredytacji normy ISO i audytów księgowych;
  • naszemu bankowi;
  • zewnętrznym usługodawcom, przedstawicielom i agentom, dzięki którym nasza działalność jest bardziej wydajna, np. usługi w zakresie maszynopisania, marketingu, zestawiania lub analizy dokumentów.

 

Udostępniamy dane osobowe wyłącznie w sytuacji, gdy jesteśmy pewni, że dany usługodawca podejmuje odpowiednie środki ochrony tych danych. Nadto nakładamy na nich zobowiązania umowne mające na celu zapewnienie, że mogą przetwarzać Twoje dane osobowe wyłącznie w ramach świadczenia usług na rzecz naszej działalności i Twoich interesów.

Możemy ujawnić i wymienić się informacjami z organami ścigania i regulacyjnymi w celu wypełnienia obowiązków prawnych i regulacyjnych.

Konieczne może być również udostępnianie niektórych danych osobowych innym stronom, jak na przykład potencjalnym kupcom całej naszej działalności lub jej części lub w trakcie procesu restrukturyzacji. Zwykle informacje będą anonimowe, ale nie zawsze jest to możliwe. Odbiorca danych będzie zobowiązany do zachowania poufności.

Nie ujawnimy Twoich danych osobowych żadnym innym stronom.

Gdzie przechowujemy dane osobowe

Informacje mogą być przechowywane w naszym biurze lub w biurze stron trzecich, usługodawców, przedstawicieli i agentów określonych powyżej (zob. „Komu udostępniamy Twoje dane”).

Niektóre strony mogą mieć siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W celu uzyskania dalszych informacji na ten temat, włącznie z tym jak chronimy Twoje dane w takiej sytuacji, zob. niżej: „Przekazywanie danych osobowych poza EOG”.

Okres przechowywania danych osobowych

Po zakończeniu świadczenia usług będziemy nadal przechowywać Twoje dane osobowe. Dzieje się tak z następujących powodów:

  • aby móc odpowiedzieć na wszelkie pytania, zażalenia lub roszczenia, wniesione osobiście lub w Twoim imieniu;
  • aby móc wykazać, że traktowaliśmy Cię w sprawiedliwy sposób;
  • aby prowadzić rejestry wymagane przez prawo.

Nie zachowamy Twoich danych dłużej niż jest to konieczne do celów określonych w niniejszej polityce.

Gdy przechowanie danych osobowych nie będzie już konieczne, to je usuniemy lub zanonimizujemy.

Przekazywanie danych osobowych poza EOG

W niektórych przypadkach, aby móc świadczyć usługi, konieczne jest udostępnienie Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), np.:

  • Twoim i naszym usługodawcom z siedzibą poza EOG;
  • jeżeli mieszkasz poza EOG;
  • jeżeli sprawa, w której udzielamy Tobie porady ma wymiar międzynarodowy.

Tego typu transfery podlegają szczególnym przepisom europejskiego i brytyjskiego prawa ochrony danych.

W krajach EOG nie obowiązują te same prawa ochrony danych jak w Wielkiej Brytanii i EOG. Zapewnimy jednak, że transfer spełnia warunki przewidziane w przepisach o ochronie danych i że wszystkie dane są zabezpieczone.

W celu uzyskania dalszych informacji, skontaktuj się z Nancy Khawam, naszym inspektorem ochrony danych.

Twoje prawa

Przysługują Ci następujące prawa, z których możesz skorzystać nieodpłatnie:

Dostęp

Przysługuje Ci prawo dostępu do swoich danych

Sprostowanie

Przysługuje Ci prawo domagania się od nas sprostowania błędów w Twoich danych

„Bycie zapomnianym”

Przysługuje Ci prawo domagania się od nas usunięcia Twoich danych – w określonych sytuacjach

Ograniczenie przetwarzania

Przysługuje Ci prawo domagania się od nas ograniczenia przetwarzania Twoich danych – w określonych sytuacjach, np. jeżeli nie zgadzasz się co do ich dokładności

Przenoszalność danych

Przysługuje Ci Prawo do uzyskania swoich danych osobowych, które nam podałeś, w zorganizowanym i powszechnie stosowanym formacie elektronicznym oraz do przesłania tych danych do strony trzeciej – w określonych sytuacjach

Sprzeciw

Przysługuje Ci prawo do sprzeciwu:

— w każdej chwili w odniesieniu do przetwarzania Twoich danych na cele marketingowe (włącznie z profilowaniem);

— w innych określonych sytuacjach do przedłużenia przetwarzania Twoich danych, np. przetwarzania wynikającego z naszych uzasadnionych interesów

Niepodleganie zautomatyzowanym decyzjom indywidualnym

Przysługuje Ci prawo niepodlegania decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (włącznie z profilowaniem), wywołującym skutki prawne, które Ciebie dotyczą lub istotnie wpływają na Twoją osobę.

W celu zdobycia dalszych informacji odnośnie do tych praw oraz okoliczności, w których są stosowane, zob. Wytyczne brytyjskiego biura ds. danych osobowych (ang. Information Commissioner’s Office – ICO) dotyczących indywidualnych praw przysługujących w świetle ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych.

Jeżeli chcesz skorzystać z wymienionych praw, to proszę:

  • wysłać wiadomość e-mail, zatelefonować lub napisać do Nancy Khawam, naszego inspektora ochrony danych; oraz
  • podać nam informacje umożliwiające identyfikację tożsamości, a mianowicie imię i nazwisko i adres zamieszkania;
  • przedstawić nam dowód tożsamości i adresu (w postaci prawa jazdy lub paszportu i ostatni rachunek opłat za media lub wyciąg z konta karty kredytowej);
  • poinformować nas, z którego prawa chcesz skorzystać oraz informacje odnośnie do Twej prośby.

Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki bezpieczeństwa zapobiegające przypadkowej utracie danych lub bezprawnemu przetwarzaniu lub dostępowi do danych. Ograniczamy dostęp do Twoich danych do tych stron, które mają rzeczywistą potrzebę na dostęp w ramach swojej działalności. Strony przetwarzające dane wykonują te działania wyłącznie w upoważniony sposób i są zobowiązani do zachowania poufności.

Mamy też przygotowane procedury działania w obliczu domniemanego naruszenia bezpieczeństwa danych. Poinformujemy Ciebie i właściwy organ regulacyjny w przypadku domniemanego naruszenia danych w okolicznościach, w których podlegamy takiemu obowiązkowi prawnemu.

Jak wnieść zażalenie

Mamy nadzieję, że Nancy Khawam, nasz inspektor ochrony danych, rozwiąże wszelkie pytania i wątpliwości zgłoszone w odniesieniu do przetwarzania danych.

Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych daje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzoru, w szczególności w państwach Unii Europejskiej (lub w państwach Europejskiego Obszaru Gospodarczego), w których pracujesz, zwykle mieszkasz lub gdzie domniemane naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych miało miejsce. Organ nadzorczy w Wielkiej Brytanii to biuro ds. danych osobowych (ang. Information Commissioner), z którym można się skontaktować przez stronę https://ico.org.uk/concerns lub telefonicznie: 0303 123 1113.

Zmiany do niniejszej polityki prywatności

Od czasu do czasu wprowadzimy zmiany do niniejszej polityki prywatności wydanej dnia 1 grudnia 2019 r. W takim przypadku dokonamy aktualizacji obecnej wersji na naszej stronie internetowej.

Jak się z nami skontaktować

Jeżeli masz pytania dotyczące niniejszej polityki prywatności lub danych, które o Tobie przechowujemy, proszę skontaktować się z Nancy Khawam, naszym inspektorem ochrony danych, pocztą, e-mailem lub telefonicznie.  Dane kontaktowe Nancy:

  • NANCY KHAWAM Family Law and Mediation Limited
  • 45 Pont Street
  • Londyn SW1X 0BD